守秘義務がある士業の事務所はセキュリティ対策が何より重要

弁護士や会計士、司法書士や社会保険労務士などの士業の事務所は、クライアントの個人情報や顧問契約を結んだ法人の財務情報や機密情報が蓄積されています。近年はパソコン内で管理しているケースも多いですが、クライアントから預かった資料や裁判記録、帳簿など紙の資料も山積みです。

パソコンのウイルス対策は万全、パスワードをかけて管理している、書庫やキャビネットにもカギをかけているからと言って安心してはいけません。いざ、情報を盗みたいと考える人はパソコンごと持ち出したり、書庫やキャビネットのカギの解錠をしたり、ガラスや扉を破っての持ち出しを簡単にやってしまいます。

金銭ではなく、顧客情報などを持ち出すのは、取り扱っている事件の相手方やクライアント企業のライバル会社などが行っている可能性が高いです。弁護士などクライアントの相手方の逆恨みを買いやすい業態では、事務所への嫌がらせ目的で情報を狙われるケースもあります。また、内部のスタッフによる情報持ち出しなども考えられます。士業では法律上の守秘義務があり、クライアントはそれを信頼して情報を提供しています。いかに自分やスタッフが守秘義務を守ったとしても、盗まれて流出すればクライアントからの信用は失われるものです。事件が明るみに出れば、他のクライアントが依頼を取り下げたり、顧問契約が解除されたりするほか、新規顧客の獲得にも支障が出るので注意しなくてはなりません。

出入り口にセンサーや防犯カメラを設置しましょう

個人情報や機密情報の管理のためにパソコンのパスワードや書庫のカギをかけても、それだけでは足りません。

不法侵入の予防と被害を最小限に抑えて、早期逮捕につなげるためにも、出入り口にセンサーを設置し、防犯カメラも取り付けましょう。誰もいなくなる夜間をはじめ、日中に事務所を空ける際は、セキュリティをセットし、出入りがあると警備会社などに通報され、必要に応じて警察への連携がなされます。防犯カメラに映像が残れば、犯人の特定もしやすくなり、早期の事件解決にもつながるのです。

また、出入り口をはじめ、キャビネットや職場など360度監視の防犯カメラを設置しておけば、不審者の侵入意思の心理的抑制につながるほか、スタッフのモラルハザードの防止にもつながります。セキュリティシステムや防犯カメラの映像などを遠隔操作できるようにしておけば、万が一、セキュリティをかけるのを忘れて外出しても、スマホですぐにセットすることが可能です。士業の場合、裁判所やクライアント先への外出も多く、出張も少なくありません。そんなときでも遠隔操作でセキュリティ作動や内部の映像がチェックできると安心ですね。

専用ICカードでセキュリティの維持管理を

事務所に出入りするスタッフには専用ICカード専用ICカードを持たせるのがおすすめです。セキュリティをセットした後に専用ICカードを使って入室があると、事務所の代表や管理者など指定のメールアドレスに、セキュリティが解除された旨の連絡が入る仕組みになっています。

忘れ物などをして業後に戻ったケースをはじめ、あらかじめの連絡なく休日に出勤した理由などを確認でき、スタッフによる情報窃盗や情報流出など思わぬトラブルの防止も可能です。また、万が一専用ICカードを盗まれたり、うっかり落として拾われたりするなどして、悪質な第三者が侵入したりしてしまったとしても、入室履歴と防犯カメラの映像などを通じて、犯人の特定や早期の事件解決につながります。専用ICカードがあるだけで、入室時や退室時の管理など、セキュリティの維持管理ができます。

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